Comienza un nuevo año y es el momento de sentarse a plantear nuevas estrategias de liderazgo para tu empresa y proyectar nuevos retos laborales a corto y largo plazo. Son muchas las áreas en las que podemos trabajar para implementar la motivación y productividad de nuestro equipo, sin embargo, existe un factor fundamental que deberíamos gestionar a la perfección para alcanzar con éxito todas las metas que nos hayamos propuesto, se trata de la gestión de la productividad en las reuniones de trabajo.

La productividad en las reuniones, uno de los misterios de la gestión empresarial

Ya hemos hablado de algunas de las claves más importantes para dirigir equipos y de cómo la puesta en marcha de cada una de estas estrategias incide directamente en los resultados de nuestra empresa.
Todas estas habilidades de liderazgo cobran una relevancia vital en las reuniones de trabajo, donde el jefe de proyecto debe ser capaz de conducir la jornada mediante una comunicación eficaz que evite caer en los errores más comunes. Si carecemos de las aptitudes necesarias para guiar una reunión, esta puede durar horas sin llegar a ninguna acción concreta provocando el aburrimiento de los participantes.

 

Para dirigir una reunión de manera eficiente, es necesario tener en cuenta una planificación previa:

a) Fija unos objetivos

Un objetivo bien definido facilitará la elección de los temas que debemos tratar. Los objetivos se fijan para debatir acciones concretas y no divagar durante horas. Por ejemplo, si el objetivo es impulsar la visibilidad de tu empresa antes de Navidad, la reunión se centrará en las tareas específicas del departamento de marketing.

 

b) Limita los temas

Elije cuatro o cinco áreas a tratar, no más. A veces queremos abarcar el trabajo de meses en una sola reunión y lo único que conseguimos es agotamiento y falta de motivación.

 

c) Acota los tiempos

Prioriza el tiempo que dedicarás a cada contenido en función de los objetivos que hayas planteado. Si por volumen de información fuera necesario, se pueden convocar dos reuniones diferentes. Es importante que tu equipo no se disperse para que se planteen ideas innovadoras y todo el mundo participe de manera consciente. Cuenta con tiempo libre para manejar contratiempos o imprevistos.

 

d) Define un guion

Utiliza un patrón en el que figuren los asistentes, lugar, día, hora, duración, cuestiones a tratar, el tiempo estimado que se dedicará a cada una y las acciones previas a realizar antes de la reunión.

 

 

e) Modera de manera dinámica

• Realiza una introducción a modo de resumen para captar la atención de tu equipo explicando el motivo de la reunión y exponiendo los puntos de forma general.
• Cede la palabra a la persona que tú consideres, por conocimiento o por responsabilidad, para que explique al resto el estado del proyecto.
• Otorga turnos de palabra para aportaciones y asigna tareas específicas durante el flujo de la reunión. Es importante que todo el mundo hable pero muy necesario que no se pisen las conversaciones y evitar conflictos. Trabajar en equipo supone conocer sus limitaciones, saber sortearlas y guiarlo eficazmente hacia el respeto y la confianza. No permitas que por el curso de la reunión se acabe discutiendo de asuntos diferentes a los objetivos marcados.
• Una vez que tu equipo haya expuesto su visión debes ser concreto determinando las conclusiones tú mismo. En esta fase es vital zanjar ideas y no dejar nada en el aire.
• Deja un espacio abierto al final para comentarios. Si fuera necesario, emplaza a una segunda reunión.

 

f) Haz un resumen o acta

• Envía un email enumerando cada uno de los puntos tratados junto con la solución acordada y establece fechas de próxima actuación.
• Realiza un acta con los participantes y los responsables de cada tarea para poder supervisar qué labores se llevarán a cabo y por quién.
• Define una fecha para la próxima reunión.

Estos sencillos pasos de planificación y ejecución son vitales en el día a día de cualquier empresa y muy eficaces para gestionar equipos de manera influyente. La capacidad de gestión organizativa y de mando contribuye a crear una atmósfera positiva para avanzar en la dirección correcta. Recordemos que trabajamos con personas y para personas, sin ellas, nuestros negocios no tendrían ningún sentido ¡ni el nuestro ni ninguno!

En SanJuan Asesores nos involucramos en el crecimiento de las empresas porque nos importan las personas. Damos servicios de asesoría a todos los empresarios que tienen el sueño de ver crecer su negocio y les acompañamos en todo el proceso desde su creación. Si eres emprendedor y quieres que te ayudemos en la escalada de tu compañía o necesitas un especialista en consultaría ¡no dudes en contactar con nuestro despacho de profesionales!