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Periodo medio de pago a proveedores: en qué me afecta y cómo controlarlo

Si has acudido al Registro Mercantil para presentar las cuentas anuales de tu empresa te habrás dado cuenta de que en la parte de identificación del modelo de presentación debes informar del periodo medio de pago a proveedores. Pero ¿qué es este dato? ¿En qué me afecta y cómo debo controlarlo?

A continuación veremos con todo detalle qué debemos entender como periodo medio de pago a proveedores y qué implicaciones tiene. Además, te enseñamos a cómo calcularlo tú mismo con un ejemplo muy ilustrativo.

Qué es el periodo medio de pago a proveedores y para qué sirve

De acuerdo con lo establecido en la Ley Orgánica 2/2012, el periodo medio de pago a proveedores es aquella expresión que muestra el tiempo de pago medio de las deudas comerciales de una empresa a sus proveedores.

Por lo tanto, este dato representa cuánto tiempo nuestra empresa tarda a pagar —de media— a sus proveedores. La expresión del periodo se realiza en días y es fundamental para construir la planificación de tesorería de la empresa y analizar su estado financiero.

Habitualmente, analizaremos el periodo medio de pago junto al periodo medio de cobro. Comparando ambas informaciones podemos conocer la situación de la capacidad de tesorería de la empresa, así como su poder de negociación.

Si tenemos un periodo de cobro en días menor al periodo de pago, nuestro negocio se estará financiando con la demora de pagos a proveedores y será más capaz de afrontar crisis de liquidez. Si, por lo contrario, el periodo medio de pago desciende y tenemos menos margen para realizar pagos, nuestra liquidez puede estar en peligro.

Cómo se calcula el periodo medio de pago a proveedores

Todas las empresas, desde pymes a grandes empresas, están obligadas a calcular el periodo medio de pagos a proveedores e incluirlo en sus cuentas anuales. Así pues, ¿cómo se calcula?

En diciembre del 2017, mediante el Real Decreto 1040/2017, el gobierno estableció una metodología clara para calcular esta expresión contable.

En el caso de las pymes, el método es el siguiente:

Periodo medio de pago = saldo medio de pago a acreedores comerciales / compras netas y gastos por servicios exteriores x 365.

Por lo tanto, la empresa deberá primero calcular el saldo medio de la cuenta de proveedores (los subgrupos 40 y 41 del Plan General Contable). Y, posteriormente, las compras netas y los gastos por servicios exteriores englobados en los subgrupos 60 y 62.

Ejemplo de cómo calcularlo

Bajo el modelo simplificado de PYMES, una vez realizada la contabilidad de acuerdo con el PGC, poder calcular el periodo medio de pago es muy simple.

Si nuestra empresa tiene un saldo medio en la cuenta de acreedores comerciales de 50 000 € y las compras netas anuales representan 275 000 €, calcularemos el periodo medio de pago de la siguiente manera:

Periodo = 50000 / 275000 * 365 = 66,36 días; nuestra empresa tarda de media 66,36 días en pagar a sus proveedores.

En conclusión, el periodo medio de pago a proveedores es un indicador muy sencillo de calcular para todas las pymes. Su presentación es obligatoria junto a las cuentas anuales y puede resultarnos de gran utilidad para gestionar nuestra tesorería.

Cuándo y cómo hacer una factura correctamente

Como autónomos o propietarios de una PYME, seguro que muchas veces nos preguntamos cuándo estamos obligados a hacer facturas y cómo hacerlas correctamente. ¡Intentaremos solventar estas cuestiones!

Qué es una factura y cuándo debes emitirla

Una factura es un documento de tipo mercantil que indica información sobre una transacción o compraventa de bienes o servicios. Las facturas se rigen por el Reglamento de Facturación, que está recogido en el Real Decreto 1619/2012 y recoge tanto los casos bajo los que se requiere emitir factura y cómo ha de ser esta.

Plazo para emitir una factura

La factura se suele emitir en el momento de la operación, aunque según el reglamento que rige este tema, se establece que en aquellos casos en los que el destinatario sea un profesional o empresario, se podrá emitir hasta el día 16 del mes siguiente al que se produzca el devengo del impuesto que le corresponda.

Cómo elaborar una factura

Se pueden emitir en formato digital o en papel, pero deben garantizar su legibilidad, integridad y autenticidad. Existen hoy en día numerosas plantillas disponibles en la red que cualquier PYME o autónomo puede utilizar, normalmente en formato Excel. Además, existen soluciones de facturación en la nube que se adaptan a las realidades de dichos profesionales y se complementan con servicios de contabilidad, preparación de impuestos o asesoría.

Qué debe contener

Las facturas deben contener en todo caso la siguiente información:

Emisor: nombre, apellidos, domicilio y NIF o CIF, siendo opcional incluir un teléfono o dirección de e-mail.
Número de factura: número correlativo de serie de la factura, empezando por el número 1 en la primera factura del año fiscal.
Fecha: día en el que se emite la factura (debe ser correlativa con el número de factura).
Datos del remitente: nombre, apellidos, dirección y NIF o CIF del receptor de la factura.
Concepto: descripción del motivo de la factura, indicando por qué bien o servicio se ha realizado la transacción.
Base imponible: importe de la factura sin tener en cuenta los impuestos (IRPF e IVA en caso de ser necesarios).
Retención de IRPF (opcional): retención que realizan los autónomos profesionales dependiendo de su retención (7 % ó 15 %).
IVA (opcional): cantidad de Impuesto sobre el Valor Añadido que se debe cobrar en la factura, dependerá del tipo de bien o servicio, pudiendo haber bienes o servicios exentos.
Importe total: suma de la base imponible + IRPF + IVA.
Método de pago: medio de pago por el que se recibe el cobro del importe total de la factura.
Importe total: base imponible + IRPF + IVA.

Cálculo de retención de IRPF y de IVA

Para el cálculo del IVA debemos saber que esta será del 4 % (súper reducido para alimentos de primera necesidad, prensa, medicamentos, VPO), 10 % (reducido para alimentos en general, transporte o plantas) o 21 % (normal para el resto de bienes y servicios). También puede haber bienes o servicios exentos (exportaciones).

En cuanto al IRPF, se aplicará un 7 % para nuevos autónomos (hasta los primeros 18 meses de actividad) o un 15 % para el resto.

Como vemos, generar facturas es algo esencial en el desarrollo de una actividad comercial, por lo que es importante saber cómo hacer facturas correctamente siguiendo los pasos establecidos en este artículo.

Todo lo que necesitas saber para crear una PYME paso a paso

En los momentos difíciles también es cuando aparecen mayores oportunidades de negocio. En España anualmente se han llegado a crear más de 55 000 pequeñas y medianas empresas y, aunque todas no puedan resultar exitosas, siempre son muchas las que llegan a buen puerto. Si quieres ser una de estas, te indicamos cómo crear una empresa paso a paso.

Qué es una PYME en España

La palabra PYME proviene del acrónimo de Pequeñas Y Medianas Empresas. Dentro de esta definición se incluyen todos aquellos negocios, tengan la forma jurídica que tengan, que realizan una actividad económica con ánimo de lucro.

Podemos dividir las PYME en tres categorías:

Microempresa: menor a 10 empleados y balance o cifra de negocios menor a 2 millones de euros.
Pequeña empresa: entre 10 y 50 empleados con un balance o cifra de negocios menor a 10 millones de euros.
Mediana empresa: entre 50 y 250 empleados con una facturación inferior a 50 millones y balance menor a 43 millones de euros.

Qué requisitos debe cumplir una PYME

Bajo este criterio, entendemos como PYME una empresa con o sin empleados (con un máximo de 250), cuyo balance sea inferior a 43 millones de euros y el volumen de ingresos inferior a 50 millones.

Los requisitos PYME que deberá cumplir con la Agencia Tributaria y la Seguridad Social serán los propios de cualquier empresa. Según sus obligaciones determinadas en la constitución, la empresa tendrá la obligación de presentar autoliquidaciones de IVA, IRPF, Impuesto de Sociedades y las contribuciones a la Seguridad Social de sus trabajadores.

Conoce los pasos clave para constituir una PYME

La constitución será clave para sus obligaciones futuras, por lo que a continuación te explicamos todos los requisitos para crear una empresa en España.

Vamos a ver cómo crear una empresa paso a paso:

1. Elegir la forma jurídica del negocio

Según el modelo de negocio, la cantidad de socios capitalistas y sus objetivos, así como la responsabilidad legal dispuesta a asumir, la empresa deberá ser constituida con una forma jurídica u otra; una SL, una SLU, una cooperativa, una sociedad comanditaria, etcétera.

Esta decisión es esencial para el futuro de la empresa y determinará la manera como los socios deben responder en caso de deudas.

2. Certificación negativa del nombre

Se deberá acreditar en el Registro Mercantil que no existe otra sociedad con el mismo nombre. Este trámite es indispensable para constituir la entidad.

3. Redacción de los estatutos

Los socios deberán redactar y aprobar las normas de funcionamiento de la sociedad. Estas quedarán reflejadas en los estatutos sociales. Cabe ser muy riguroso en esta parte, por lo que es muy recomendable acudir a asesores expertos como el equipo de San Juan Asesores.

4. Apertura de una cuenta bancaria y alta en Hacienda

A continuación, la empresa deberá darse de alta en Hacienda con el modelo 036 y especificar todas las obligaciones a las que estará sujeta, como por ejemplo las retenciones de IRPF. También deberá abrir una cuenta bancaria con la que operará.

5. Escritura pública e inscripción en el Registro Mercantil

Si la sociedad tiene diversos socios, deberán firmar la constitución ante notario con una escritura pública, presentando los estatutos y toda la documentación necesaria. Finalmente, la empresa quedará constituida al ser inscrita en el Registro Mercantil.

Como puedes ver, el proceso para crear una empresa no es nada fácil y los requisitos de constitución de una PYME involucra múltiples pasos en distintos organismos. Aunque inicialmente pueda tratarse de un pequeño proyecto, lo mejor es asesorarse con profesionales y asegurarse que la empresa está constituida adecuadamente. No podemos saber el futuro que depara a tu proyecto empresarial, pero con una constitución rigurosa puedes asegurarte que nada se interponga entre tu negocio y la burocracia.

Patrimonio neto negativo, qué es y cómo afrontarlo en tu empresa

En un contexto complicado para la economía como el actual podemos encontrar empresas cuyo balance contable indique una situación de patrimonio neto negativo, ya que este se ve afectado por los recursos de los que dispone la empresa, así como por sus fuentes de financiación.

Qué es el patrimonio neto de una empresa

Es importante entender que el patrimonio neto de una empresa es la diferencia o balance resultante entre el activo y el pasivo. El activo está compuesto por todos aquellos recursos de los que dispone la empresa para poder realizar su actividad (dinero en efectivo, máquinas, fábricas, facturas que estén pendientes de cobrar, inmuebles, etcétera). Mientras tanto, el pasivo nos indica cómo se han financiado dichos activos (deudas con el banco, préstamos, facturas pendientes de pagar a proveedores, entre otros). El patrimonio neto son, por tanto, todos los fondos propios que hayan aportado los socios, además de aquellas reservas guardadas por la empresa y los beneficios que la operativa haya generado. Así, entendemos el patrimonio neto como el excedente, que supuestamente corresponde a los accionistas.

En ocasiones, el patrimonio neto puede llegar a ser negativo, aunque esto no es malo necesariamente, sino que habrá que analizar las razones por las que ha ocurrido este hecho. Puede ser debido a una mala situación económica de la empresa, sería el caso de que las pérdidas acumuladas superen al resto de partidas contables una vez se haya consumido el capital aportado por los socios, haciendo que sea esencial recurrir a más endeudamiento que ocasiona un aumento del pasivo. Sin embargo, también puede darse la situación en que la empresa genera beneficios constantes y los reparte en forma de dividendos a sus accionistas o recomprando acciones (acción que reduce el patrimonio neto).

Posibles soluciones ante el patrimonio neto negativo

Para reconducir una situación de patrimonio neto negativo existen dos principales soluciones. Primero, se puede optar por ampliar el capital social captando así nuevos recursos, método por el cual los socios recibirán participaciones adicionales de la empresa (debe constar en el Registro). De otra forma y en un caso extremo, se podría buscar una aportación de los socios a un fondo perdido para así reforzar los fondos propios. Estos recursos no se recuperarán pero permitirían que la empresa reflote. También existen otras soluciones menos populares, como convertir préstamos ordinarios en préstamos participativos o la reducción de capital para compensar pérdidas cuando sea posible.

Cómo puede afectar el patrimonio neto negativo a tu empresa

Si las causas por las que el patrimonio neto ha entrado en terreno negativo son realmente malas, existe un riesgo real de que la empresa no pueda atender todas sus obligaciones de pago (es decir, que no pueda satisfacer las deudas con sus acreedores). Si esta situación se alarga en el tiempo sin realizarse ninguna actuación para revertirla, podría darse el caso de que la sociedad deba disolverse por ley, pues hay una responsabilidad directa del administrador por las deudas sociales bajo la cual debería responder incluso con su propio patrimonio.

En conclusión, se debe analizar siempre la causa del patrimonio neto negativo de una empresa y, en caso de venir dada por razones negativas, deberán tomarse acciones de cara a solventar dicha situación y que la empresa pueda sobrevivir y fortalecerse.

Factura electrónica, cómo puedes elaborarla y sus ventajas

El uso de facturas electrónicas es cada vez más extendido, tanto en el sector privado como en el público. Si aún no sabes cómo hacer una factura electrónica, cómo firmar y emitirla, resolvemos todas tus dudas.

Qué es una factura electrónica

Ante todo debes saber que una factura electrónica tiene las mismas funciones que las de cualquier factura ordinaria. El objetivo de este documento es el de dar cuenta de una venta de bienes o servicios y, por lo tanto, es un documento contable con total vigencia legal.

El elemento diferencial de este tipo de factura es su canal de transmisión. La respuesta a cómo enviar una factura electrónica es simple; tanto la emisión como la aceptación se realiza por medios electrónicos.

Por lo tanto, una factura electrónica es aquella factura que cumple con todos los requisitos de una factura ordinaria, pero que se expide y recibe electrónicamente.

Sus ventajas principales son la sistematización de la elaboración y el envío de facturas. Con las facturas electrónicas podrás tener en un mismo sitio todas las facturas y saber cuándo han sido recibidas y aceptadas. Es un método de comunicación más directo y seguro que el de las facturas tradicionales.

Qué requisitos debe cumplir

Para cumplir con su función de justificante de la venta de bienes o la prestación de servicios, una factura electrónica deberá cumplir con los siguientes requisitos:

Información ordinaria: la factura deberá contar con todos los datos necesarios de la venta, así como del vendedor y el comprador. Esto incluye toda la información de cualquier factura ordinaria: número de factura, fecha, datos de empresa, detalles del producto o servicio, importe, tipo impositivo y la cuota tributaria.
Legibilidad de la factura: uno de los requisitos complementarios de las facturas electrónicas es que debe garantizar la legibilidad de toda la información.
Autenticidad del origen: mediante un sistema de firma electrónica, la factura debe garantizar la identidad del emisor y del receptor.
Integridad del contenido: la factura debe transmitirse mediante un sistema electrónico acordado entre ambos que proteja su contenido, impidiendo que se modifique una vez creada.

Por lo tanto, los requisitos principales son que el emisor y el receptor acuerden el medio electrónico de transmisión (el emisor deberá pedir consentimiento para emitir la factura electrónicamente) y que ambos cuenten con firma digital en el sistema. De acuerdo con la Ley 25/2013, las Administraciones Públicas están obligadas a aceptar facturas electrónicas, y esto no es así para el resto de empresas.

Cómo se elabora una factura electrónica

Las facturas electrónicas funcionan mediante un sistema de Intercambio Electrónico de Datos, conocido como EDI. Para saber cómo hacer una factura electrónica a tu comprador, primero deberás pedirles consentimiento y preguntar qué método de recepción utilizan.

Podrás crear la factura con dos métodos:

Con un programa informático u ofimático preparado para la elaboración de facturas electrónicas.
Con una empresa prestadora de servicios digitales que haga de intermediario.

Cómo se firma y se envía una factura electrónica

El método de cómo firmar una factura electrónica dependerá del sistema electrónico de envío que utilices. En la mayoría de los casos, el mismo programa informático de creación de la factura también te servirá para firmar y enviarla. Para ello necesitarás, generalmente, un certificado digital de representación como el necesario para cualquier trámite administrativo.

Por lo tanto, las facturas electrónicas son facturas con las mismas obligaciones que las facturas ordinarias, pero se diferencian por su método de envío que es totalmente electrónico. Sus ventajas son muchas y conllevan una mayor seguridad y eficiencia en la facturación. Para aprender a cómo hacer una factura electrónica de manera sencilla, lo mejor es acudir a un programa informático especializado o a profesionales en prestación de servicios digitales para empresas.

Elabora un informe de ventas correctamente

Un buen informe de ventas puede resultar una herramienta tremendamente útil para mejorar las estrategias llevadas a cabo en su empresa. Así, un informe de ventas permite analizar cómo se desarrollan las compras en las empresas en el presente para poder tomar las decisiones que permitirán mejorar en el futuro.

Qué es un informe de ventas

Un informe de ventas es una plantilla en la que se representan todas las ventas que se realizan en la empresa, comparándolas con el presupuesto de ventas y permitiendo tener una visión global de las actividades comerciales de una entidad.

Este tipo de herramienta tiene por objetivo tener localizada la información, de forma que se puedan dirigir las actividades para la consecución de ciertos resultados, además de la formación y el desarrollo profesional de los encargados de las ventas en la empresa.

Tipos de informes de venta

Hay muchos tipos de informes de ventas, aunque los más habituales son los tres siguientes:

Resumen de ventas: a través de este tipo de informe de ventas se podrá analizar el progreso de las ventas en una empresa, ya que incluye el volumen de ventas realizadas, así como su crecimiento mensual y el porcentaje de crecimiento.
Informe de pérdidas y ganancias: en este informe de ventas se plasman los beneficios y los gastos experimentados por una empresa, lo que resulta útil para analizar la rentabilidad de la actividad empresarial en cuestión.
Informe de contactos: en este tipo de informe de ventas se recogen los contactos de la empresa, el área a la que pertenecen y cualquier dato relevante que permita entablar comunicación y negociación.

Qué información necesito incluir en un informe de ventas

Para conseguir un informe de ventas de calidad es importante incluir información suficiente y de calidad. Veamos los datos que se han de incluir en cualquier informe de ventas que se precie:

Ingresos de ventas.
Número de llamadas realizadas.
Visitas comerciales.
Incremento en la cuota de mercado.
Indicadores de fidelidad y retención del cliente.
Ingresos de cada profesional de ventas de la empresa.

Cómo se hace un informe de ventas paso a paso

Para llevar a cabo un buen informe de ventas, es recomendable seguir los siguientes pasos:

1. Recopilar la información relativa a las ventas

Además, es recomendable que estos datos se cataloguen de forma mensual, semanal, trimestral o anual, dependiendo de tus objetivos concretos.

2. Elabora una tabla en la que se reflejen los datos

Una vez recopilados los datos, llega el momento de plasmarlos en una tabla, dedicándole una columna a cada uno de los extremos que puedan resultar interesantes, como el crecimiento, el mes o las ventas, por ejemplo.

3. Cálculo de las cifras totales

Es fundamental llevar a cabo el cálculo de las cifras totales, pues solo así podremos reflejar en el informe el crecimiento de las ventas de la empresa y el porcentaje de ventas durante el último año, lo que, además, nos permitirá comparar con años anteriores.

4. Elaboración de un gráfico

Aunque la tabla es muy importante, reflejar los datos en un gráfico permite comprobar de forma muy visual el crecimiento o decrecimiento de la actividad comercial de la empresa, algo que puede resultar muy útil.

En cualquier caso, en Internet se pueden encontrar modelos y ejemplos de informes de ventas que pueden ser muy adecuados, aunque, sin duda, lo mejor es elaborarlo por nosotros mismos.

Utilizando correctamente el informe de ventas de una empresa, se puede sacar el máximo provecho a esta herramienta, lo que redundará positivamente en la actividad de la empresa y su crecimiento.

Cuándo y cómo hacer una factura correctamente

Como autónomos o propietarios de una PYME, seguro que muchas veces nos preguntamos cuándo estamos obligados a hacer facturas y cómo hacerlas correctamente. ¡Intentaremos solventar estas cuestiones!