Controlar los gastos y los ingresos de una empresa es una tarea fundamental para visibilizar y tener en cuenta los costes de la actividad de una entidad y qué beneficios se están consiguiendo. Es una forma fiable de comprobar si la actividad empresarial es rentable y, de no serlo, poder tomar las medidas necesarias para solucionarlo. Para ello es de gran utilidad saber cómo hacer un Excel con los gastos e ingresos de la empresa.
Por qué debes controlar los gastos e ingresos de tu empresa
Al administrar una empresa es obligatorio conservar los documentos relativos a la contabilidad, no solo para poder desgravar correctamente los gastos, sino también para poder acreditar la actividad empresarial ante una eventual inspección de la Administración Pública.
Así pues, es necesario que el empresario guarde las facturas y los documentos relativos a los gastos durante un periodo mínimo de 5 años desde que venció el periodo de presentación del Impuesto.
Teniendo en cuenta que durante cinco años se pueden acumular muchas facturas y documentos de gastos, es una estupenda opción llevar a cabo un Excel en el que se reflejen los gastos e ingresos de la empresa con el objetivo de ahorrar espacio y de poder consultar los datos de forma efectiva y fácil. Además, una plantilla Excel de gastos e ingresos facilita el análisis de la actividad empresarial y la detección de gastos innecesarios.
Cómo elaborar o descargar plantillas de Excel para el control de gastos de tu empresa
Para poder llevar a cabo una plantilla de Excel de gastos de tu empresa es tan sencillo como descargar los cientos de tipos de plantillas que hay de forma gratuita en Internet, tan solo clicando en los enlaces que contienen varias páginas webs.
Además, se puede elaborar una plantilla de Excel en la que se reflejen los gastos de la empresa de forma más personalizada siguiendo los siguientes pasos:
- Abrir Excel con un libro en blanco.
- Configurar las celdas necesarias para cada dato. En cada celda aparecerá una factura o gasto.
- Configurar cada celda con las operaciones con las operaciones necesarias como las sumas de importes o las deducciones, entre otras.
- Guardar el archivo una vez se hayan incluido todos los gastos.
- Guardar el archivo en forma plantilla, para lo cual será necesario clicar en «Guardar como» y después en «Plantilla Excel».
Qué debes tener en cuenta para optimizar tu propia plantilla de Excel
Es fundamental, para poder optimizar la plantilla Excel, digitalizar cada factura y cada ticket de gastos, de forma que se puedan visualizar los datos de forma fácil y que se indique cuándo se han de presentar los impuestos por los que se ha de tributar.
Para digitalizar las facturas y los tickets de gastos existen lectores de gastos en el mercado, a través de los cuales se procesan automáticamente los gastos y facturas y, en pocas horas, todos los datos estarán digitalizados en tu cuenta.
Alternativas a la elaboración de plantillas de Excel
Aunque una plantilla Excel es una herramienta tremendamente útil, lo cierto es que Excel es una herramienta compleja y que, en todo caso, es manual. Así, será necesario introducir cada dato de forma completamente manual.
Por ello, en el mercado existen varias alternativas en el mercado que nos permiten automatizar la facturación a través de herramientas como Tunuve, un software de facturación y gestión que facilita sobremanera la contabilidad, haciéndola sencilla y dinámica y ayudando a las pequeñas y medianas empresas a cumplir con sus obligaciones contables de la mejor manera.
En cualquier caso, tanto si se opta por elaborar una plantilla Excel como si se elige un software de facturación y gestión de contabilidad, llevar un control de los gastos y las facturas de una empresa es fundamental para analizar cuál es la situación de la entidad.
