¿Eres el CEO de tu empresa? ¿Y el comercial, el administrativo y también el de la limpieza?
Llegas a casa hecho polvo y encima tienes que seguir trabajando con facturas, cobros, pagos, etc. Esta noche te toca echar números, abrir el Excel y empezar a buscar las facturas en una lista interminable de correos…
Necesitas poner en orden tu gestión y conocer en todo momento si tu negocio va bien o va mal, si tienes caja suficiente para pagar las nóminas, o si, por el contrario, necesitas buscar nuevos clientes este mes.
¿Qué necesitas para tener tu empresa controlada?
Primero entender que es necesario profesionalizar la empresa. Por mucho que domines el negocio, si eres el CEO de tu empresa debes ser consciente de lo caro e ineficiente que resulta que tú realices tareas técnicas.
Tienes que dejar de trabajar en funciones técnicas para pasar a trabajar para la empresa (o a trabajar en pensar cómo crear una empresa de éxito que funciones sin tu presencia):
1- Trabaja con información al día.
Repasa de arriba a abajo toda la lógica de tu departamento administrativo. Cuestiónate todo, repásalo y mejóralo. Como mínimo tienes que poder saber en 5 minutos todos los días:
¿Cuánto dinero ha entrado?
¿Cuánto dinero ha salido?
¿Cuánto dinero está pendiente de entrar?
¿Cuánto dinero está pendiente de salir?
¿Cuánto dinero tengo?
2 – Conoce los indicadores básicos de la empresa.
¿Qué información es clave para ti? Aquel número que sea clave para ti tienes que tenerlo a la vista, como el cuadro de mando de tu coche. Igual que no se te ocurre conducir el coche sin conocer la gasolina que te queda, con la empresa tenemos que hacer exactamente lo mismo.
Aquí te dejo uno de los indicadores clave básicos que yo tengo:
Cómo está tu beneficio con respecto al año anterior, y comparando el mismo periodo (ej. enero-marzo x-1, enero marzo x). Siempre de izquierda a derecha.
3- ¿Dónde se te está yendo el dinero?
Ahora que ya sabes de números, tengo que decirte que hoy las empresas se gestionan con el balance de situación más que con la cuenta de pérdidas y ganancias, ¿sabes por qué?
Porque la caja se ve en el balance de situación.
4- Asegúrate de que podrás pagar todos tus compromisos en los próximos 30 días.
Como verás, no perdemos el foco. Necesitas saber si vas a poder atender los compromisos a corto plazo, al menos durante los próximos 30 días.
Para conseguir esto, con tener una plantilla de excel de gestión de tesorería puede ser suficiente.
Deberás controlar las fechas de vencimiento de cada pago y de cada cobro, alinear esto con el saldo en que tienes en la caja, y hacer todo lo que puedas porque nunca ese saldo se quede negativo, porque cuando se cada negativo, querrá decir que nos falta dinero para atender la nómina, el IVA, el proveedor…
Cuando tengas este paso controlado, habrás dado un paso de gigante en cuanto a la profesionalización de tu empresa
5- Analítica de datos. ¿Dónde estás ganando y dónde estás perdiendo dinero?
¿Conoces la regla de pareto? ¿la regla del 80/20? Dice algo así como que:
El 80% del beneficio de tu empresa te lo da el 20% de tus clientes o que el 80% de tus ventas te lo da el 20% de los comerciales.
Y esta regla se puede aplicar en todos los aspectos de tu vida. Por ejemplo, el 20% de tu ropa te la pones el 80% de las veces…
Así que empieza por asegurarte de qué porcentaje de clientes te están dando el 80% de las ventas y asegúrate de que no tienes las ventas muy concentradas en pocos clientes. Si es así, empieza a trabajar en diversificar el riesgo y buscar nuevos clientes que te permitan tener la cifra de negocio más diversificada.
Ahora que tenemos la empresa controlada, hay que ponerla a mejorar. Tienes que tener un plan de acción trimestral que te ayude a alcanzar 3 objetivos cada tres meses.
Si eres capaz de esto, al final del año habrás alcanzado 12 objetivos y la mejora habrá sido muy significativa.
