El uso de facturas electrónicas es cada vez más extendido, tanto en el sector privado como en el público. Si aún no sabes cómo hacer una factura electrónica, cómo firmar y emitirla, resolvemos todas tus dudas.
Qué es una factura electrónica
Ante todo debes saber que una factura electrónica tiene las mismas funciones que las de cualquier factura ordinaria. El objetivo de este documento es el de dar cuenta de una venta de bienes o servicios y, por lo tanto, es un documento contable con total vigencia legal.
El elemento diferencial de este tipo de factura es su canal de transmisión. La respuesta a cómo enviar una factura electrónica es simple; tanto la emisión como la aceptación se realiza por medios electrónicos.
Por lo tanto, una factura electrónica es aquella factura que cumple con todos los requisitos de una factura ordinaria, pero que se expide y recibe electrónicamente.
Sus ventajas principales son la sistematización de la elaboración y el envío de facturas. Con las facturas electrónicas podrás tener en un mismo sitio todas las facturas y saber cuándo han sido recibidas y aceptadas. Es un método de comunicación más directo y seguro que el de las facturas tradicionales.
Qué requisitos debe cumplir
Para cumplir con su función de justificante de la venta de bienes o la prestación de servicios, una factura electrónica deberá cumplir con los siguientes requisitos:
- Información ordinaria: la factura deberá contar con todos los datos necesarios de la venta, así como del vendedor y el comprador. Esto incluye toda la información de cualquier factura ordinaria: número de factura, fecha, datos de empresa, detalles del producto o servicio, importe, tipo impositivo y la cuota tributaria.
- Legibilidad de la factura: uno de los requisitos complementarios de las facturas electrónicas es que debe garantizar la legibilidad de toda la información.
- Autenticidad del origen: mediante un sistema de firma electrónica, la factura debe garantizar la identidad del emisor y del receptor.
- Integridad del contenido: la factura debe transmitirse mediante un sistema electrónico acordado entre ambos que proteja su contenido, impidiendo que se modifique una vez creada.
Por lo tanto, los requisitos principales son que el emisor y el receptor acuerden el medio electrónico de transmisión (el emisor deberá pedir consentimiento para emitir la factura electrónicamente) y que ambos cuenten con firma digital en el sistema. De acuerdo con la Ley 25/2013, las Administraciones Públicas están obligadas a aceptar facturas electrónicas, y esto no es así para el resto de empresas.
Cómo se elabora una factura electrónica
Las facturas electrónicas funcionan mediante un sistema de Intercambio Electrónico de Datos, conocido como EDI. Para saber cómo hacer una factura electrónica a tu comprador, primero deberás pedirles consentimiento y preguntar qué método de recepción utilizan.
Podrás crear la factura con dos métodos:
- Con un programa informático u ofimático preparado para la elaboración de facturas electrónicas.
- Con una empresa prestadora de servicios digitales que haga de intermediario.
Cómo se firma y se envía una factura electrónica
El método de cómo firmar una factura electrónica dependerá del sistema electrónico de envío que utilices. En la mayoría de los casos, el mismo programa informático de creación de la factura también te servirá para firmar y enviarla. Para ello necesitarás, generalmente, un certificado digital de representación como el necesario para cualquier trámite administrativo.
Por lo tanto, las facturas electrónicas son facturas con las mismas obligaciones que las facturas ordinarias, pero se diferencian por su método de envío que es totalmente electrónico. Sus ventajas son muchas y conllevan una mayor seguridad y eficiencia en la facturación. Para aprender a cómo hacer una factura electrónica de manera sencilla, lo mejor es acudir a un programa informático especializado o a profesionales en prestación de servicios digitales para empresas.