Los números hablan por sí solos. Para sacarles todo el partido y tener bien controlada tu empresa, es necesario tener:
La información correcta en el tiempo correcto.
Tienes que entender lo que dicen los números de tu empresa.
¿Imaginas cómo sería conducir el coche sin conocer la gasolina que queda y la velocidad a la que conduces?
Complicado, ¿verdad? Esto te genera incertidumbre, como poco.
Soy Juan José Hernández, asesor de empresas. Veo día tras día cómo hay buenos empresarios, grandes conocedores de su negocio, de su oficio que abusan de esto hasta tal nivel que conducen sin saber la gasolina que les queda. Estos son los que aparecen a su gestor los últimos días del trimestre para preparar el IVA deprisa y corriendo. Surgen dudas del tipo: ¿se aplaza? ¿se paga? Y así hasta el próximo trimestre.
Por otro lado están los que tienen un cuadro de mando tan inmenso que es difícil de interpretar y que da hasta pereza revisarlo, así que tampoco se trabaja cómo se debe.
Vamos a buscar un término medio. Te voy a recomendar los informes deberías tener y con qué periodicidad te recomiendo tenerlos para que no se te escape nada. Voy a ello:
Informe diario.
Empecemos por lo básico, es decir, con la información e indicadores que te recomiendo tener presentes TODOS los días en tu empresa. Esto es un informe de caja. También lo puedes llamar informe de efectivo, o informe de “cómo ando de pasta”.
Es muy importante saber cuánto dinero tenemos cada día:
- ¿Cuánto dinero ha entrado?
- ¿Cuánto dinero ha salido?
- ¿Cuánto dinero está pendiente de entrar ?
- ¿Cuánto dinero está pendiente de salir?
- ¿Cuánta pasta tengo?
Si hay dinero que debería haber entrado y no lo ha hecho, ya estás cogiendo el teléfono para reclamarlo.
⚠️Consejo⚠️: Esto no lo vas a conseguir si no pones un auxiliar administrativo, administrativo o contable que se encargue de tener información al día y prepararte el informe semanal.
Informe semanal.
1. Previsión de tesorería. Tienes que saber si vas a poder atender a tus compromisos en las próximas dos semanas. A mí me gusta aislar el dinero en distintas cuentas para gestionarlo mejor.
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- El dinero de la nómina.
- Impuestos
- Resto de gastos
2. Ventas. Controla tus ventas y su margen bruto. Ten controlado el porcentaje de gastos sobre las ventas y trata de mejorarlo.
3. Productividad. No pierdas de vista el ratio de gastos de personal sobre ventas. Es la clave del negocio si tienes una empresa de servicios. Si tu empresa es industrial, también es muy importante.
Informe mensual.
Analiza una cuenta de resultados y un balance de situación. Está muy bien tener un buen asesor que te ponga de vez en cuando esta información pero si no entiendes bien lo que dice, lo único que vas a querer es salir corriendo. Tu asesor te va a decir el beneficio que tienes y tú te vas a disgustar escuchando eso porque no vés ese beneficio por ninguna parte.
Este plan que te cuento lo ponemos en marcha al máximo detalle en nuestro grupo de trabajo LAS CUENTAS QUE CUENTAN. Quizá te pueda interesar este video donde te cuento el método americano con el que ya hemos ayudado a más de 200 empresas.
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Nos vemos en los caminos.
